1. Khoản chi đáp ứng đủ điều kiện:
- Các khoản chi phí thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Mua tài sản cố định sử dụng cho doanh nghiệp
- Các chi phí này phải có đủ hóa đơn, chứng từ.
- Có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Thuê tài sản của cá nhân
- Hợp đồng thuê dưới 100 triệu đồng/năm: không chịu thuế TNCN, thuế GTGT và lệ phí môn bài.
- Hợp đồng thuê trên 100 triệu đồng/năm: chịu thuế môn bài, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu.
Ví dụ: Công ty B thuê nhà của ông C với giá 120 triệu đồng/năm. Số tiền thuế ông C phải đóng như sau:
- Thuế TNCN và GTGT: 5% x 120 triệu = 6 triệu đồng. Tổng cộng hai loại thuế là 12 triệu đồng.
- Lệ phí môn bài: 300.000 đồng/năm (trường hợp ông C có doanh thu hàng năm từ nhà cho thuê từ 100 – 300 triệu đồng.
4. Tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động
- Tiền lương, tiền công đã đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, có chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Các khoản tiền lương, thưởng phải được thể hiện trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp.
5. Chi trang phục
- Nếu chi bằng hiện vật có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán thì được ghi nhận toàn bộ chi phí.
- Nếu chi trang phục bằng tiền thì không quá 5.000.000 đồng/năm/người.
6. Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn
Trường hợp 1: Doanh nghiệp lập bảng kê mua hàng, dịch vụ (theo mẫu số 01/TNDN Thông tư 78/2014/TT-BTC) thu mua hàng hóa, dịch vụ:
- Mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
- Mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra không phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm.
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao hàng hóa;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
- CCCD photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Bảng kê mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (đơn hàng trên 20 triệu không bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng).
Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm thì yêu cầu phải có hóa đơn. Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn mua hóa đơn và kê khai và nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao;
- Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê cá nhân theo dạng hợp đồng thời vụ, giao khoán với cá nhân một số công việc có tính chất ngắn hạn, không ổn định lâu dài, doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN, thuế suất 10% theo quy định về tiền lương, tiền công trước khi chi trả cho cá nhân.
Hồ sơ cần có:
- Bản sao CCCD của cá nhân;
- Hợp đồng thời vụ, giao khoán;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (không bắt buộc chuyển khoản).
7.1 Các điều kiện để chi phí được xem là chi phí hợp lý trong doanh nghiệp
Để một khoản chi được xem là chi phí hợp lý trong doanh nghiệp, nó cần phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể như sau:
- Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, mà không phải là các chi phí cá nhân hoặc chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Chi phí mua nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phí thuê văn phòng, chi phí vận chuyển hàng hóa.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp:
Mọi khoản chi phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật, nhằm tạo cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Ví dụ: Hóa đơn mua sắm thiết bị, biên lai tiền thuê văn phòng, hợp đồng dịch vụ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi lớn:
Đối với các chi phí lớn có hoá đơn mua hàng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên/lần (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ví dụ như các phương thức chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ tín dụng, phương tiện thanh toán điện tử. Đây là biện pháp nhằm tăng cường tính minh bạch và chống gian lận thuế.
Ví dụ minh họa: Công ty Thời Trang ABC mua một lô vải trị giá 50 triệu đồng. Để chi phí này được xem là hợp lý, công ty cần:
- Chứng minh rằng lô vải này được sử dụng cho hoạt động may sản phẩm kinh doanh.
- Có hóa đơn mua hàng hợp pháp từ nhà cung cấp.
- Thanh toán số tiền 50 triệu đồng này qua chuyển khoản ngân hàng.
7.2 Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường gặp những khoản chi phí không có hóa đơn. Để các chi phí này được coi là hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và lập hồ sơ đầy đủ đối với từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp cần lập bảng kê khi mua hàng hóa, dịch vụ của các đối tượng sau:
- Cá nhân không kinh doanh;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
- Người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra (không phân biệt doanh thu).
Lưu ý:
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bảng kê.
- Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ áp dụng giá thị trường để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ví dụ: Công ty ABC mua 50kg cá từ ngư dân với giá 10 triệu đồng để chế biến thực phẩm. Công ty lập biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng mua bán, và bảng kê mẫu 01/TNDN kèm theo phiếu chi.
Trường hợp 2: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp cần lập hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Biên bản bàn giao;
- Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.
Ví dụ: Doanh nghiệp XYZ mua 100 triệu đồng vật liệu xây dựng từ một hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh này đến Chi cục Thuế mua hóa đơn và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sau đó nộp kèm biên bản bàn giao, hóa đơn, hợp đồng mua bán, và chứng từ thanh toán để quyết toán thuế.
Trường hợp 3: Thuê cá nhân làm việc theo dạng hợp đồng thời vụ, giao khoán
Doanh nghiệp ký hợp đồng thời vụ, giao khoán với cá nhân thực hiện công việc ngắn hạn, không ổn định lâu dài, thì phải khấu trừ thuế TNCN, thuế suất 10% trước khi chi trả tiền công cho cá nhân.
Ví dụ: Công ty ABC thuê ông Nguyễn Văn A làm bảo vệ thời vụ với mức lương 5 triệu đồng/tháng. Công ty ký hợp đồng thời vụ và khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả. Hồ sơ gồm bản sao CCCD, hợp đồng, phiếu chi tiền lương cho ông A.
8.1 Ví dụ, công ty thời trang ABC có các chi phí hợp lý cho doanh nghiệp năm 2024 sau đây:
- Lương nhân viên bán hàng và quản lý: 2 tỷ đồng/năm.
- Các khoản trợ cấp: 500 triệu đồng/năm.
- Chi phí thuê mặt bằng cửa hàng: 1 tỷ đồng/năm.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (kệ trưng bày và thiết bị tính tiền): 300 triệu đồng/năm.
- Chi phí mua nguyên vật liệu và phụ kiện may mặc: 1,5 tỷ đồng/năm.
- Chi phí quảng cáo và tiếp thị sản phẩm: 700 triệu đồng/năm.
Tổng chi phí hợp lý của công ty Thời Trang ABC trong năm 2024 là:
2 tỷ + 500 triệu + 1 tỷ + 300 triệu + 1,5 tỷ + 700 triệu = 6 tỷ đồng.
Giả sử doanh thu của công ty trong năm là 10 tỷ đồng và các khoản thu nhập khác không đáng kể. Thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp sẽ được tính như sau:
Thu nhập chịu thuế TNDN = Doanh thu – Chi phí hợp lý = 10 tỷ đồng – 6 tỷ đồng = 4 tỷ đồng.
Nếu thuế suất thuế TNDN áp dụng là 20%, số thuế công ty ABC phải nộp năm 2024 sẽ là:
Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập chịu thuế x Thuế suất = 4 tỷ đồng x 20% = 800 triệu đồng.
Như vậy, các chi phí hợp lý đã giúp công ty giảm thu nhập chịu thuế từ 10 tỷ đồng xuống còn 4 tỷ đồng, qua đó tối ưu hóa khoản thuế phải nộp.
8.2 Ví dụ Công ty X thu mua xoài từ người dân hàng ngày với giá trị trên 20 triệu đồng. Trong trường hợp này, công ty X có bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán qua tài khoản ngân hàng không? Để chi phí này được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), công ty X cần phải làm những gì?
Công ty X không bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán qua tài khoản ngân hàng khi thu mua xoài từ người dân hàng ngày với giá trị trên 20 triệu đồng. Để chi phí này được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty X cần phải làm các thủ tục sau:
- Lập bảng kê mẫu số 01/TNDN: Ghi đầy đủ thông tin như ngày, tháng thu mua; tên, CCCD/CMND người bán; địa chỉ, số lượng, giá trị mua hàng, có chữ ký xác nhận của người bán và người mua.
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết bao gồm:
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán hàng nông sản.
- Bản sao CCCD của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán: tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi.
8.3 Ví dụ Công ty X ký hợp đồng thuê anh Y để lắp đặt lại hệ thống điện trong công ty. Công ty X cần chuẩn bị hồ sơ gì để tính chi phí này vào chi phí hợp lý?
Khi công ty X ký hợp đồng thuê anh Y để lắp đặt lại hệ thống điện, công ty cần chuẩn bị hồ sơ để tính chi phí này vào chi phí hợp lý, bao gồm:
- Hợp đồng dịch vụ: Ghi rõ các điều khoản về việc lắp đặt hệ thống điện giữa công ty X và anh Y.
- Biên bản nghiệm thu công việc lắp đặt hệ thống điện.
- Chứng từ thanh toán cho anh Y.
Trường hợp anh Y là cá nhân không kinh doanh: Công ty X phải khấu trừ thuế TNCN 10% trên số tiền dịch vụ trước khi chi trả. Nếu hợp đồng quy định tiền thuế TNCN do công ty chi trả, công ty X cần tính cả tiền thuế này vào chi phí.
Trường hợp anh Y là cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh: Anh Y phải liên hệ với cơ quan thuế để mua hóa đơn, kê khai và nộp thuế trên số tiền dịch vụ.
9. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt
Chứng từ tiền mặt trong kế toán bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, v.v. giúp phản ánh mọi giao dịch tăng giảm tiền mặt của doanh nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được thực hiện như sau:
- Bước 1: Người đề nghị thu hoặc chi tiền mặt gửi các chứng từ thu tiền hoặc chi tiền đến bộ phận tiếp nhận đề nghị thu chi.
- Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), biên bản góp vốn, v.v.
- Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, v.v.
- Bước 2: Kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán kiểm tra và đối chiếu các chứng từ cùng với đề nghị thu chi để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ thu hoặc chi đã kiểm tra cho kế toán trưởng xem xét tiếp;
- Bước 3: Kế toán trưởng tiếp tục kiểm tra các chứng từ đã được đề nghị thu chi. Nếu các chứng từ hợp lý và hợp lệ, kế toán trưởng sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan;
- Bước 4: Sau khi ký duyệt, kế toán trưởng chuyển lại các chứng từ đã được duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán;
- Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp tục chuyển bộ chứng từ đã được duyệt tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Lãnh đạo sẽ căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp để phê duyệt hoặc từ chối các đề nghị thu chi. Trong trường hợp cần làm rõ và chi tiết hơn về các chứng từ liên quan, lãnh đạo yêu cầu làm rõ thêm trước khi phê duyệt;
- Bước 6: Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đã được duyệt từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc;
- Bước 7: Tiến hành lập chứng từ thu – chi để ghi nhận các giao dịch tương ứng;
- Bước 8: Sau khi lập xong, kế toán trưởng tiếp tục ký duyệt chứng từ thu – chi đã lập, và sau đó, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC để xác nhận việc ký duyệt;
- Bước 9: Thực hiện thu – chi tiền:
Sau khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ tiến hành các công việc sau:
- Đầu tiên, kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác và khớp nhau;
- Thứ hai, xác minh nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với thông tin trên chứng từ gốc và đảm bảo các thông tin liên quan không bị sai sót;
- Bước thứ 3, kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác; xác định số tiền thu vào hoặc chi ra một cách chính xác để tiến hành nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt;
- Bước thứ 4, thực hiện việc thu tiền hoặc chi tiền cho người nộp tiền hoặc nhận tiền, đồng thời yêu cầu họ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận giao dịch;
- Bước thứ 5, thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận việc đã thu hoặc chi tiền và sau đó giao lại một liên cho khách hàng;
- Tiếp theo, thủ quỹ ghi thông tin từ phiếu thu hoặc phiếu chi vào sổ quỹ để thống kê và quản lý số tiền thu chi một cách rõ ràng;
- Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao hai liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho bộ phận kế toán để tiếp tục quá trình ghi sổ và theo dõi trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.